KU Leuven-bibliotheken schakelen over naar QURT

Sinds 7 maart kleurt de coronacode in België geel. Dat betekent dat de bibliotheken weer kunnen terugkeren naar een volledige bezetting en mondmaskers enkel nog aangeraden worden, maar niet meer verplicht zijn. Anders dan tijdens de examenperiode kan je weer op het laatste moment beslissen om naar de bib te gaan, zonder op voorhand een studieplek te moeten reserveren.

Maar die vrijheid zorgde voor chaos: KURT, het reservatiesysteem voor bibliotheken en leercentra, bleef namelijk bestaan. De kans was daardoor reëel dat je midden in de studeersessie je boeltje moest pakken, omdat iemand juist die plek online had gereserveerd. En aangezien een reservatie voorrang kreeg op een niet-reservatie, had je pech.

Een extra service

Voor dat probleem vonden de KU Leuven bibliotheken een digitale oplossing: QURT. De komende weken zal de universiteit een QR-code op de tafels in de bibliotheken plakken. Momenteel is dat al het geval in het Leercentrum Agora, in de faculteitsbibliotheken RBIB (Recht en Criminologie) en EBIB (Economie en Bedrijfswetenschappen), en bij de Bijzondere Collecties.

Peter Verbist, coördinator van Leercentrum Agora, meent dat de KU Leuven op die manier elke soort student wil tegemoet komen; diegenen die op voorhand boeken en diegenen die liever een last-minute beslissing maken.

'Het is een extra service voor de studenten', zegt Verbist. 'Reserveren blijft optioneel, maar je kan vermijden dat iemand op je schouder tikt omdat die net jouw stoel geboekt heeft.' Aan de hand van de QR-code kan je ter plaatse de beschikbaarheid controleren en een quick pick doen.

Welkom voor een koffie

Volgens Verbist waren er voor de pandemie ideeën al om met zo'n systeem te werken, maar corona heeft dat in versnelling gezet. 'Door de coronamaatregelen werden we verplicht om een reservatiesysteem uit te werken. Dat systeem controleerde of je gereserveerd had, want anders kon je niet binnen.'

Een tweede groot verschil is dat de studenten met QURT geen reservatie moeten maken om bibliotheken en leercentra binnen te gaan. 'Zo kunnen ze binnenlopen om te printen of om een tas koffie te komen drinken', aldus Verbist.

Het reservatiesysteem dient als een permanente oplossing. Dat betekent dat de lange rijen voor de EBIB en Leercentrum Agora tijdens de examens verleden tijd zijn. Studenten kunnen zeven dagen op voorhand boeken, maar zijn wel beperkt door een weeklimiet van tweeëndertig uur.

Wanneer je acht uren in de bibliotheek studeert op maandag, heb je nog vierentwintig uren die je strategisch kan inplannen in diezelfde week. Als die bibsessie op maandag voorbij is, krijg je automatisch weer 'credit' om een werkplek te boeken op een andere dag.

Dezelfde regel blijft gelden voor laatkomers: na een halfuur wordt je volledige reservatie van die dag gecanceld. Wel heb je de kans om je plek terug te claimen, moest je toevallig een minuut of twee later binnenwandelen, door te scannen met de QR-code.