Grootschalige nieuwe privacywetgeving treft ook de kringen

Op 25 mei 2018 treedt de GDPR oftewel 'General Data Protection Regulation' in werking. Die bepaalt hoe bedrijven, overheden, organisaties en dus ook kringen moeten omgaan met persoonsgegevens. Met de nieuwe wetgeving wordt veel strenger toegezien op privacy en veiligheid en dat komt hand in hand met stevige boetes. Ook studentenkringen riskeren binnenkort monsterboetes wanneer ze niet zorgvuldig genoeg omspringen met data. Zo mag informatie over pakweg een allergie niet langer worden bewaard dan de duur van het evenement naar aanleiding waarvan die informatie werd doorgegeven.

Wake-up call?

De GDPR is in grote mate een herinnering aan wat reeds rond gegevensverwerking voor organisaties bestond. Toch zijn een aantal zaken verstrengd of verduidelijkt en staan er hogere straffen op. De vraag is dan of de kringen zich op tijd kunnen bijspijkeren om aan de vele voorwaarden te voldoen.

Een korte rondvraag bij de presessen van Ekonomika, LBK en VTK maakt duidelijk dat ze altijd al wel bewust zijn omgegaan met databeheer. ‘Ik zou het niet zien als een wake-up call', zegt Arno Bossaert, preses van VTK. 'Wij zijn er namelijk altijd mee bezig geweest. Maar het is wel een goede oefening.’

Caroline Dierckx, preses van LBK, ziet wel een wake-up call: ‘Ik denk dat we er nu wel veel alerter voor zullen zijn en dat je veel beter weet van waar je data komt. Ik denk dat wij dit jaar zeker qua databeheersing zelf meer gestructureerd zijn geworden. Maar dat is niet helemaal door die regulering. We wilden streven naar een betere werking en dat ligt nu toevallig in lijn met die GDPR-deadline.’

Hulp voor de kringen

Overkoepelende Kringorganisatie LOKO biedt de kringen ondersteuning en informatie en ook de kringen zelf staan onderling in contact. 'We hebben het daar al met een aantal andere kringen over gehad, omdat het voor kringen toch wel een grote problematiek is. We zullen onze manier van werken en onze manier van dataverwerking voor een groot deel moeten aanpassen’, vertelt Harris Van der Stighelen, preses van Ekonomika.

LOKO, de Leuvense studentenkoepel, heeft een nota voorbereid die op de volgende AV (Algemene Vergadering) ter sprake zal komen. Daarnaast is LOKO van plan een aparte sessie te organiseren waarin niet alleen de AV-leden, maar ook gewone kringleden en vrije verenigingen welkom zijn. Hier zouden zij dan meer uitleg krijgen en hun vragen naar beloop kunnen stellen.

De belangrijkste verandering zou er volgens LOKO in bestaan dat studentenverenigingen voortaan een document moeten opstellen waarin ze een duidelijk doel moeten omschrijven en maar persoonsgegevens mogen verzamelen voor zover die conform dat specifiek doel zijn. Ook zullen alle gegevens die na afloop van een evenement irrelevant zijn, meteen verwijderd moeten worden. Vooral in deze twee zaken ziet LOKO mogelijk veel werk.

Addertjes onder het gras

Voor Van der Stighelen is het bittere ernst. Vooral de data retainment is een issue. Dit houdt in dat wanneer de dataverstrekker - die zijn data eerder in het kader van een specifieke navraag heeft doorgegeven - zijn data wenst verwijderd te zien, de organisatie hieraan moet kunnen voldoen. Een voorbeeld: geef je je mailadres om een melding te ontvangen wanneer je gewenste boek toekomt bij de cursusdienst, dan kan je dit op elk ogenblik terug laten verwijderen uit de database. De vereniging moet aan dit verzoek voldoen. Het zoek- en speurwerk in de database dat daarmee gepaard gaat is bijzonder tijdrovend voor een vereniging met veel leden en evenementen, luidt het.

De regelgeving is zeker welkom, vindt LOKO-ondervoorzitter Charlotte Vandemoortele: ‘Ik begrijp de regels perfect en ik denk ook dat het ergens logisch is dat je niet zomaar alles van iedereen mag opslaan voor onbeperkte tijd.’ Ook bij de kringen wordt die overtuiging gedragen, al blijven er enkele vragen over de precieze uitvoering. ‘Ik heb wat twijfels aangezien het onze hele werking serieus bemoeilijkt. De communicatie over de wijzigingen blijven ook erg vaag en ook voor interpretatie vatbaar. Het doel is goed, de implementatie ervan blijft toch wel moeilijk voor studentenverenigingen.’

VTK is al geruime tijd bezig met het treffen van voorbereidingen: al sinds eind vorig academiejaar onderzoeken en debatteren zij over hun aanpak van de nieuwe EU-verordening. Desondanks stelt VTK dat de deadline wel erg snel nadert en het maar nipt mogelijk zal zijn om alles rond te krijgen tegen mei 2018.