Geen telsysteem 24 urenloop meer wegens onvrede met LOKO Sport

Op 31 maart deelde studentenkoepel LOKO aan de studentenkringen in haar Algemene Vergadering mee dat er niet langer een samenwerking zou zijn met ICT-vereniging ULYSSIS op de 24 urenloop. Daarmee is er momenteel niemand die het telsysteem van de 24 urenloop zal bedienen.

LOKO gaf als reden een ledentekort bij ULYSSIS, waardoor die laatste hun medewerking niet langer haalbaar zou zijn. ULYSSIS betreurt dat dat de reden is die aan de Algemene Vergadering werd meegedeeld. 'Dat ledentekort was verre van de primaire reden', reageert ULYSSIS-lid Bert Van de Poel. 'Het is zeker waar dat onze werving moeilijker verloopt sinds corona, maar de hoofdreden volgens ons is een complete vertrouwensbreuk.'

Zo vindt ULYSSIS onder meer dat hun feedback op de organisatie van het sportevenement al jaren te weinig ter harte wordt genomen, en vooral dat er in de besluitvorming door LOKO Sport te weinig rekening hen wordt gehouden. De editie van dit academiejaar zou de laatste druppel zijn geweest voor de vereniging.

Vertrouwensbreuk

ULYSSIS stond al sinds 2013 in voor het telsysteem van de rondjes op de 24 urenloop, naast een heleboel andere diensten. Op basis van trackers in de loopstokken worden rondes automatisch bijgehouden, en kunnen toeschouwers live de tussenstand zien evolueren tijdens de wedstrijd. De vereniging laat weten nu niet meer deel te nemen aan de organisatie van de 24 urenloop in welke vorm dan ook.

Volgens ULYSSIS verliep de samenwerking met LOKO Sport – de afdeling binnen studentenkoepel LOKO die onder meer verantwoordelijk is voor de 24 urenloop – immers al een lange tijd stroef. 'Het was met pijn in het hart, maar na een lang intern beraad hebben we toch besloten om niet meer in te staan voor het telsysteem', vertelt Van de Poel.

In een schriftelijke reactie aan onze redactie schrijft het ULYSSIS-team: 'Jaar na jaar werden er ons dingen beloofd, werden er dingen afgesproken en dingen opgeschreven. Telkens opnieuw werd er niets mee gedaan, werden we aan de kant geschoven en werd onze mening genegeerd.' Vanwege de pandemie had de vereniging het moeilijk met haar werving. De grote werklast die bij de 24 urenloop komt kijken was het door de wrange samenwerking bijgevolg dus niet meer waard, aldus ULYSSIS.

Raf Sablon, coördinator Sport bij LOKO, reageert: 'Ik heb het gevoel dat die boodschap een beetje overdreven is.' Volgens hem zou LOKO Sport wel op een respectvolle manier zijn omgegaan met haar partner: 'Ik denk dat onze samenwerking over de jaren heen een beetje scheefgetrokken is geraakt, al hebben we met het huidige team steeds geprobeerd om ons aan afspraken te houden. Maar niet alles is haalbaar, dus soms loopt er toch iets mis.'

LOKO is nu een wervingscampagne begonnen om studenten te vinden die willen meewerken aan het telsysteem. De hardware van het telsysteem is immers van LOKO zelf, al heeft de organisatie momenteel onvoldoende kennis om het te bedienen. Dat vormt dan ook een uitdaging: de software is bijzonder complex.

Wederzijds onbegrip

Verder schrijft het ULYSSIS-team over twee gebeurtenissen op de editie van dit academiejaar die voor hen definitief het vertrouwen brak. Zo zou er op de eerste avond van het evenement te weinig eten voorzien zijn voor de medewerkers op het evenement.

Volgens ULYSSIS zouden haar leden op een gegeven ogenblik de schuld daarvan hebben gekregen, doordat ze 'andermans eten zouden hebben opgegeten.' Daar tilde de groep zwaar aan: 'Zeker omdat deze leden een stuk van hun nachtrust opofferen om ervoor te zorgen dat er direct ingegrepen kan worden, mocht er in de nacht iets mislopen met een loopstok of met het netwerk', schrijven ze.

Sablon reageert: 'Het tekort aan eten werd ons pas duidelijk nadat ULYSSIS gegeten had. We hebben achteraf duidelijk gemaakt dat we ze niets verweten, en hebben extra eten laten leveren.'

Daarnaast zou er miscommunicatie zijn geweest over het gebruik van de data van het telsysteem. Het is volgens hen al jaren de afspraak dat ULYSSIS het gebruik van die data opvolgt, om te kijken of die kwalitatief is en aan enkele voorwaarden voldoet. Ook is de data enkel voor intern gebruik bestemd. LOKO Sport zou intern een andere visualisatie hebben willen maken op basis van de data, wat ULYSSIS nog voor de wedstrijd had afgeraden.

Toen een individuele student op 24urenloop.com een eigen visualisatie maakte op basis van de data, probeerde ULYSSIS dat te verhinderen. Daarop kregen ze een mail van LOKO Sport met de vraag om dat niet 'achter de rug van LOKO Sport en de rest van de organisatie' te doen. De visualisatie was immers in hun opdracht gebeurd, al zou de student in kwestie dat volgens ULYSSIS hebben tegengesproken en verteld hebben dat het uit eigen beweging was.

'Er werd ons verweten dat we iets achter de rug van LOKO Sport deden, terwijl het gebruik van de data van het telsysteem achter onze rug is gebeurd', schrijft het ULYSSIS-team. Het betekende volgens hen een complete vertrouwensbreuk.

Sablon erkent dat er miscommunicatie was over het interne gebruik van de data, maar wijst op het verschil in gewoontes bij beide organisaties: 'Het is zo dat ons team nieuw was op de 24 urenloop, terwijl er bij ULYSSIS sommige mensen al lang meegaan. Het kan dus over afspraken gaan die al lang geleden werden gemaakt, maar die door ons als nieuwelingen niet geweten zijn.'

Verschillende werelden

Volgens Sablon is het een verhaal langs twee kanten. De twee organisaties werken erg verschillend volgens hem: 'ULYSSIS communiceert het liefst via mail, terwijl wij veel bespreken op vergaderingen. Als we dan iets op een vergadering brachten dat niet via mail werd meegedeeld, dan geraakte dat soms moeilijk bij hen.'

Van de Poel reageert: 'Wij willen als organisatie al onze beslissingen eerst intern aftoetsen. Wanneer LOKO Sport op de laatste nipper nieuwe zaken van ons vraagt, dan moet iedereen van ons daar plots rekening mee houden. We kunnen niet zomaar ter plekke beslissingen maken.'

Die stroeve communicatie heeft volgens Van de Poel zwaar wegende gevolgen voor de werking: 'Als er onduidelijke communicatie laattijdig wordt uitgeklaard, dan stapelt de werklast zich plots op. Dat was bijvoorbeeld het geval met investeringen die ons in de zomer waren beloofd, maar die dan plots niet gedaan bleken te zijn.'

Verzoening?

Op LOKO's Algemene Vergadering van 31 maart werd aan de studentenkringen meegedeeld dat LOKO Sport nog had geprobeerd om toenadering te zoeken. 'Het kwam er eigenlijk op neer dat een opkomende kandidaat-coördinator van LOKO Sport ons in algemene zin vroeg om samen te zitten voor de 24 urenloop', reageert ULYSSIS-lid Vincent Vanlaer. 'In zekere zin is dat toenadering, maar we waren verbaasd dat er geen enkele vorm van verontschuldiging was.'

Sablon bevestigt dat het een kandidaat-coördinator was die contact had proberen opnemen: 'Naar de toekomst toe leek dat ons het beste, aangezien de vertrouwensbreuk waar ULYSSIS het over had met de ploeg van het huidige jaar was.'

Hij licht de opzet van de mail toe: 'We wilden eigenlijk zeggen dat we ULYSSIS nog steeds als een waardevolle partner zagen, met de vraag of we alsnog op een andere manier te werk konden gaan die hen meer zou bevallen.'

Hoe moet het verder?

Of er nog verzoening mogelijk is tussen de twee organisaties is de vraag. 'We hebben intern veel dingen afgewogen, bijvoorbeeld het op contract zetten van afspraken tussen ons en LOKO Sport', vertelt Van de Poel. 'Maar niets belet hen ervan alsnog de afspraken niet na te komen. Wij zagen daardoor geen mogelijkheid meer voor onderhandelingen met een positieve uitkomst.'

De beslissing bleek voor ULYSSIS onvermijdelijk: 'De stroeve samenwerking woog te zwaar op onze leden, alle leuke aspecten kwamen in de schaduw te staan.' Van de Poel geeft toe dat dat met een bittere nasmaak is: 'Voor ons, net als voor vele anderen, was het evenement jarenlang het toppunt van sfeer. Jammer dat de gewone student nu het slachtoffer is van deze stukgelopen samenwerking.'

Sablon houdt echter de deur open voor verzoening: 'Wat ons betreft is het laatste gesprek met ULYSSIS zeker nog niet gevoerd.' Voor hem zijn de bruggen nog niet noodzakelijk opgebrand: 'Als ULYSSIS het komend academiejaar niet ziet zitten om samen te werken, dan staan we in elk geval open voor de volgende jaren. Misschien kan er met een nieuw team opnieuw een vertrouwensband gecreëerd worden.'