Hoge werkdruk is enige zorg voor kwaliteitszorgsysteem

De eerste twee stappen van het nieuwe kwaliteitszorgsysteem COBRA zijn doorlopen. De opleidingen hebben 280 gesprekken georganiseerd met studenten, docenten en medewerkers. De resultaten zijn vervolgens verwerkt in 84 POC-verslagen (Permanente Onderwijscommissie, verantwoordelijk voor een opleiding) en 16 facultaire verslagen. De resultaten zijn sinds 4 maart voor de hele universiteit consulteerbaar op een nieuw kwaliteitzorgportaal.

De verslagen zijn op hun beurt vertaald in een actieplan voor elke POC en faculteit. Uit de enquête die nadien werd afgenomen bij 550 van de deelnemers, blijkt dat 87% het nieuwe systeem als zinvol of zeer zinvol heeft ervaren. Vicerector Onderwijsbeleid Didier Pollefeyt is tevreden: “De inzet van faculteiten en studenten is indrukwekkend.”

Door de hoge werkdruk wordt de jaarlijkse doorloop van COBRA evenwel in vraag gesteld. “De werkdruk is te hoog,” stelt Jo Tollebeek, decaan Letteren. Een tweejarige cyclus lijkt voor velen de oplossing.

Evaluatie

De grootste troef van COBRA ligt in de hoge en permanente betrokkenheid van de primaire actoren (studenten, medewerkers en docenten). In het kader van de eerste stap van COBRA 1 wordt elk jaar een inhoudelijk gesprek gevoerd tussen die primaire actoren. Dat is volgens Joris Gevaert, voorzitter Studentenraad KU Leuven, een grote verbetering tegenover het oude systeem van de externe visitaties, die slechts om de acht jaar georganiseerd werden.

Bovendien betrekt de doorloop de verschillende niveaus van de universiteit. “De grote betrokkenheid is een verbetering,” aldus Peter Lievens, decaan Wetenschappen. "Kwaliteitszorg is er pas als er ook opvolging is, met name door de kwaliteitszorgcyclus (PDCA) te sluiten, en daar zijn we nog niet aan toe" nuanceert de decaan.

De visie om onderwijs van onderuit te evalueren, is kenmerkend voor het nieuwe systeem. Gevaert beaamt het belang van die bottom-upbenadering: “Volgens een enquête voelt 85% van de deelnemers zich even goed of beter geschikt dan beleidsmakers om te oordelen over de kwaliteit van onze opleiding.”

Didier Pollefeyt is tevreden met de eerste proefdoorloop. De vicerector hoopt dan ook een mooi resultaat voor te kunnen leggen aan de instellingsreviewcommissie. Die commissie zal onze universiteit in de nabije toekomst bezoeken (zie kader).

Bovendien gaat het hier om een proefdoorloop. “Aan de modaliteiten kan zeker nog gesleuteld worden,” verzekert Pollefeyt ons. De vicerector start dinsdag 8 maart met een ronde van gesprekken met de faculteiten.

Cycliciteit

Het oorspronkelijke plan was de doorloop jaarlijks te organiseren. Door de hoge werklast pleiten velen er voor dat te verminderen.Peter Lievens is duidelijk: “Door de jaarlijkse cyclus kom je terecht in een ratrace waarin nieuwe voorstellen worden geponeerd zonder de tijd om er effectief mee om te gaan.”

Liesbet Heyvaert, vicedecaan Onderwijs aan faculteit Letteren, beaamt dat: “Het is een hele onderneming geweest en wat ons betreft is de jaarlijkse cyclus niet haalbaar.”

Joris Gevaert begrijpt en bevestigt het zware werk. “Het was een hel om al die gespreksleiders te vormen. We kunnen ons vinden in een tweejarige cyclus op voorwaarde dat de mogelijkheid bestaat voor ons om andere kwaliteitszorginitiatieven op te starten. De studentenvertegenwoordigers hebben immers aangegeven dat de POC een jaar tijd nodig heeft om oplossingen te bedenken."

Pollefeyt geeft aan gevoelig te zijn voor de werkdruk, maar benadrukt dat de kwaliteitszorg niet mag verdwijnen in het ene jaar. “Het is wel cruciaal te beseffen dat kwaliteitszorg permanent blijft.”

In de tussenjaren zou op andere manieren extra informatie kunnen verzameld worden als aanvulling binnen COBRA. De combinatie van veelsoortige kwantitatieve en kwalitatieve informatie verbetert zo de validiteit van de data. Bovendien meent de vicerector dat “zelfs bij een tweejaarlijkse organisatie de representativiteit nog steedsveel hoger ligt dan in het oude achtjarig visitatiesysteem.”

Financiering

Nu voorziet de universiteit 500 euro voor elk doorgevoerd gesprek, met 100 euro extra per betrokken campus.

Om alleen de gesprekken te organiseren is dat voldoende vindt Peter Lievens. Toch is het een relatief beperkt bedrag. ”Een gesprek kost niets. Maar om het geheel daaraan vast te hangen, bijvoorbeeld voor het extra werk van de onderwijsondersteuners, volstaat het helemaal niet.”

Een wijziging van de cycliciteit zou bovendien een impact kunnen hebben op de financieringswijze. Als die gebonden blijft aan het organiseren van de gesprekken en deze slechts om de twee jaar georganiseerd worden, zou de ondersteuning voor de faculteiten niet constant zijn. Vicerector Pollefeyt begrijpt de situatie. “In een tweejarige cyclus is deze financiering minder stabiel en kan er nagedacht worden over een bijgestuurde financieringsmethode.”

Joris Gevaert voegt bovendien toe dat “de studentenvertegenwoordigers in het tussenjaar een mogelijkheid moeten krijgen om zelf iets te doen, ook op financieel vlak.”

Vragen

De proefdoorloop van COBRA bestond uit vijf universiteitsbrede vragen (zie kader). Die kunnen beter, vinden sommigen.“Vele studenten, medewerkers en ook docenten vonden de vragen nogal vaag,” oordeelt Heyvaert.

Om hieraan tegemoet te komen, stelt vicerector Pollefeyt voor om de eerste en vijfde vraag samen te voegen tot één universiteitsbrede visievraag. De andere vragen worden in zijn voorstel geschrapt en de faculteiten en de opleidingen krijgen de vrijheid om zelf vragen op te stellen die passen binnen hun eigen opleidingsplannen.

Dat sommige faculteiten sturende vragen kunnen formuleren of vragen kunnen vermijden, is een bezorgdheid die Pollefeyt begrijpt, maar niet deelt. “We gaan altijd uit van high trust in de opleidingen. De kwaliteit van die vragen kan bovendien gecheckt worden door de POC en COOK (Cel Opvolging Onderwijskwaliteit, red.),” stelt Pollefeyt gerust.

Kwantitatief of kwalitatief

Naast een kwalitatief antwoord, kon je tijdens de proefdoorloop een kwantitatieve score meegeven. Niet iedereen is fan. “Het geven van scores zonder duidelijk evaluatiecriterium komt overeen met nattevingerwerk. Wij zien de scores graag verdwijnen,” bevestigt Peter Lievens.

Tollebeek sluit zich daarbij aan: “Ik vind kwalitatieve antwoorden per definitie beter. Studenten reageren op een verschillende manier op quoteringen. Sommigen kiezen een gemiddelde, anderen kiezen altijd extremen. Als opleidingscoördinator ben je daar niet veel mee.”

Selectie van gesprekspartners

Ook de selectie van de gesprekspartners is niet onbesproken. Nu worden de studenten, medewerkers en docenten in principe willekeurig geselecteerd. Volgens Peter Lievens, decaan van de faculteit wetenschappen, “is het niet realistisch om voldoende gesprekspartners willekeurig bij elkaar te brengen, zeker voor kleine opleidingen.Deze methode leidt ook niet noodzakelijk tot een goede steekproef. Dan is een betrokkenheid van iedereen, zoals het geval is op onze docentendagen, veel beter. Hier moet samen met statistici over nagedacht worden.”

Pollefeyt erkent dat het beter kan en moet, maar benadrukt dat het nieuwe systeem al een enorme verbetering is ten opzichte van het vorige. “In het oude systeem sprak een externe commissie om de acht jaar een groepje studenten, die dikwijls op voorhand voorbereid werden. Nu krijg je zeer waardevolle en onafhankelijke feedback van veel meer studenten.”

Hoewel de resultaten van de doorloop nog diepgaand bekeken moeten worden, duikt er voor sommigen alvast zinvolle informatie op. “Dat onze studenten meer stages wilden, wisten we al. Maar door COBRA komt die vraag toch zeer nadrukkelijk naar boven,” vertelt Tollebeek.

Extern perspectief

Er is nu al budget voor faculteiten om externe peers uit te nodigen. Zij krijgen daarvoor elke drie jaar 600 euro. Vicerector Pollefeyt wil dat bedrag graag omhoog trekken met middelen die vrijkomen door de verlaagde cycliciteit. “Een verder versterkt extern perspectief bij de doorloop van COBRA kan de kwaliteit ervan alleen ten goede komen.”

Dat de modaliteiten gaan veranderen, lijkt een zekerheid. Toch zijn er weinig stemmen te vinden die ontkennen dat het systeem een grote verbetering is en de betrokkenheid verhoogt.

Peter Lievens wijst op werkpunten, maar vertrouwt erop dat die aangepakt kunnen worden. “Globaal gezien was dit een hele mooie oefening. De problemen zijn kinderziektes, die zeker kunnen worden genezen.”

Economie

Op de algemene vergadering van 26 februari heeft er een vertouwensstemming plaatsgevonden over COBRA.

De studentenvertegenwoordigers van de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen (FEB) stemden onthouding, de rest van de vertegenwoordigers stemden voor.

“Het idee achter COBRA is goed, maar wij kunnen ons niet vinden in de huidige invulling,” verklaart Jelle Baats, preses Ekonomika.

Volgens Baats werkt de POC van economie correct en is er dus weinig nood aan een nieuw systeem. “Bovendien heeft onze faculteit net de Equis accreditatie gekregen, die ook vele andere economische topinstellingen hebben,” vult de preses aan.

Toch kan er verder gewerkt worden met COBRA, al moet de invulling grondig veranderen, vindt Baats. “Zowel de faculteit als de studentenvertegenwoordigers willen meer facultaire vrijheid bij de invulling van het kwaliteitzorgsysteem, zodat we het kunnen afstemmen op het Equis systeem. Nu moeten we te veel mobiliseren en krijgen we te weinig return op onze tijdsinvestering.”

De faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen is bezig aan haar evaluatie van de doorloop en wenst vooralsnog niet te reageren.