Hallo, met Erika Torfs?

Dat het een pittige week is, die crisisweek, mocht ook ondergetekende aan den lijve ondervinden. De opbouw van het project is eenvoudig: drie dagen lang sluit je je samen met je communicatieteam op om een fictieve crisis aan de KU Leuven op te lossen. Maandag om 10u loopt het eerste bericht binnen. Woensdagnamiddag dooft de crisis uit.

In tussentijd moet je elke dag tot middernacht bereikbaar zijn en vanaf zes uur ’s ochtends weer paraat staan.Contact gebeurt telefonisch of via het online logboek, waar zowel studenten als docenten updates kunnen plaatsen. Tot ziens slaap, tot ziens buitenwereld.

Voorbereiding

“Het crisisproject is onderdeel van het vak Bedrijfscommunicatie in de praktijk,” vertelt praktijkassistente Hannelien Del’haye, die mede verantwoordelijk is voor het project. “Drie weken lang kunnen de studenten zich voorbereiden op de crisisweek.” De teams weten op voorhand namelijk niet met welke crisis ze zullen worden geconfronteerd en moeten zich daarom aan de hand van een communicatieplan op onverwachte scenario’s voorbereiden.

“Tijdens de eerste twee weken zitten de studenten samen in een expertisegroep met anderen die dezelfde rol zullen vervullen tijdens de crisis,” legt Del’haye uit. “Er zijn managers interne communicatie, externe communicatie en sociale media, maar ook tekstschrijvers voor elke functie en een algemene woordvoerder.

De studenten krijgen een rol toebedeeld op basis van hun vooropleiding. “Iemand die van Taal- en Letterkunde komt, wordt wellicht tekstschrijver,” vertelt ze.

In de laatste week voor de crisis worden de studenten uiteindelijk gemixt tot communicatieteams, waar alle functies samenkomen. “Met dat team zullen ze dan de crisis moeten bestrijden,” vult professor Koen Jaspaert, coördinator van het project aan.

Creatief fictief

Dat ze bijzonder creatief zijn binnen het docententeam, daar kan niemand om heen. Een kleine greep uit het aanbod van dit jaar: een robot die studenten aanvalt, een medewerker die bijna van de bibliotheektoren springt en een professor die al kussend met een studente wordt gespot.

Ook de fictieve wereld die vervolgens doorheen de crisisweek werd opgebouwd, was indrukwekkend. Zo bleek de bedachte zelfmoordpoging veroorzaakt door pestgedrag op de werkvloer, lekte dat verhaal in -waar anders?- Veto, barstte er vervolgens een storm los op sociale media (inclusief hashtag #depestaanKULeuven) en werd de rector uitgenodigd in De Afspraak bij Bart Schols.

Ondertussen hingen wij gemiddeld vier of vijf keer per dag aan de lijn met diezelfde rector (voor de gelegenheid Erika Torfs), riepen we een fictieve persconferentie bij elkaar en kregen we telefoon van een verontruste professor uit het verre Grenoble. Allemaal fictief uiteraard. De ene rollenspeler heeft al betere acting skills dan de andere, maar het zit verdorie pienter in elkaar.

Scenario

“Ik speelde zelf de rector in een van de scenario’s dit jaar,” vertelt Del’haye. “Al in maart of april van het vorige academiejaar beginnen we het crisisproject voor te bereiden. We werken een leidraad uit, maar spelen tijdens de crisisweek ook in op de beslissingen van de studenten. Al lukt dat niet altijd. We kunnen het scenario niet helemaal omgooien.”

“Wij verzinnen in totaal zes crisissen, allemaal aan KU Leuven,” vult Jaspaert aan. “Voor elke crisis zijn er vijf à tien rollenspelers. We vragen onze collega’s of ze een rol willen opnemen en verdelen zo de taken. Tijdens de crisis geven we hun telefoonnummers dan aan de studenten.”

Dat zorgt ook onder de collega’s voor grappige verhalen, vertelt Jaspaert. “Dit jaar stonden er twee rollenspelers in mijn kantoor ruzie te maken. Ze moesten in het scenario namelijk een tegenstrijdige positie innemen. Ook voor ons is het intensief, maar wel heel leuk.”