Campussen buiten Leuven hebben examenrooster al wél

In normale omstandigheden kunnen studenten van de KU Leuven al aan het begin van het academiejaar hun examenrooster vastleggen via het IER. Vergeleken met andere instellingen, zoals de UGent, is dat vroeg. Maar corona gooide roet in het eten: doordat de bezettingsgraden van de examenlokalen sterk beperkt werden, moest de planning twee keer volledig worden omgegooid in april vorig jaar.

Die opgestapelde achterstand zorgt nog steeds voor problemen. Nu doen planners dubbel werk om de achterstand in te halen. 'Er worden dus zowel voor de examenperiode van juni als voor die van het jaar 2021-2022 roosters gemaakt', vertelt Chloe Heerman, coördinator van de dienst Algemene Procesopvolging van de KU Leuven. 'Zo kunnen we hopelijk zo snel mogelijk terug naar de pre-corona situatie.'

Dat betekent wel dat voor studenten in Leuven de examenroosters er pas op maandag 26 april zijn – een week na de paasvakantie en slechts een paar weken voor de blok. Studenten van andere campussen zoals Brussel, Kortrijk, Aalst en Gent hebben hun roosters al wel.

Verschillen tussen campussen

Vanwaar komen die verschillen tussen de campussen? 'Eerst en vooral verschillen de campussen in grootte', zegt Heerman. 'Dat betekent dus ook een verschil in het aantal opleidingen en beschikbare examenlokalen.' Ze wijst ook op het feit dat de organisatie binnen de campus kan variëren. In Leuven beschikt de universiteit namelijk zelf over de lokalen, op andere campussen moeten de planners afstemmen met de partnerhogeschool ter plaatse.

Daar komt bij dat de examenplanning van Kortrijk, Aalst, Brussel en Gent een andere complexiteitsgraad heeft. 'Slechts enkele personen moeten deze puzzel leggen, die trouwens tot dezelfde dienst behoren of heel nauw samenwerken', legt ze uit. 'En uiteraard heeft Leuven een veel grotere hoeveelheid aan vakken, studenten en opleidingen. '

'Samen uit, samen thuis'

Sommige faculteiten zijn al wat sneller met het plannen van hun examens. Zo was in november de faculteit Economie en Bedrijfskunde al vroeger klaar, maar toch moesten de studenten wachten tot de geplande datum. Dat is volgens Heerman zodat er in alle stadia van het proces nog aanpassingen gemaakt kunnen worden.

Leuven heeft een getrapt systeem: de vakken met heterogene studentengroepen worden eerst ingepland, net als de vakken met grote studentengroepen. Voor deze 'eerste fase' spreken de faculteiten een deadline af. Dan zitten alle planners samen en doen ze de noodzakelijke verplaatsingen.

'Hierna kan iedereen verder met de rest van de vakken, waarna we opnieuw bijeenkomen om de knelpunten te bekijken en op te lossen', gaat Heerman verder. 'In de laatste fase kunnen we dan nog eventuele wijzigingen aanbrengen voor de publicatie. De examenplanning van dit jaar - met de gekende restricties van lokalenbezetting - is dus een verhaal van samen uit, samen thuis.'

Verschillen tussen Vlaamse universiteiten

De coördinator van Algemene Procesopvolging duidt hier op de vele keuzevakken en de mogelijkheid om ook buiten de eigen discipline opleidingsonderdelen te volgen, wat typisch is voor de KU Leuven. Dit gegeven vertraagt, in coronatijden, de examenplanning.

De roosters worden per faculteit gemaakt. Dat kan op het eerste gezicht misschien onhandig lijken, maar blijkt toch het meest efficiënt volgens Heerman. 'Facultaire planners kennen vaak de context het beste, zoals wat de lokalen betreft en de gebruikte examenvormen. Ook weten ze welke vakken grote inspanningen vragen van studenten, aangezien ze zich dicht bij de opleidingen bevinden.'